Registre de garage TVA en Belgique : obligation légale et guide complet 2025
Le registre de garage TVA est une obligation légale incontournable pour tout garagiste belge. En 2025, la conformité à cette réglementation reste essentielle pour éviter des sanctions pouvant atteindre 5.000 euros. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur ce registre obligatoire.
Qu'est-ce que le registre de garage TVA ?
Le registre de garage, également appelé registre marchand ou livre de police, est un document officiel dans lequel tout garagiste doit consigner les mouvements de véhicules au sein de son établissement.
Base légale
Cette obligation est définie par :
- L'Arrêté Royal n°1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures de surveillance en matière de TVA
- La Circulaire 2018/C/47 précisant les modalités d'application
Qui est concerné ?
Tout professionnel automobile en Belgique qui :
- Vend des véhicules (neufs ou d'occasion)
- Effectue des prestations de services sur véhicules (réparations, entretien)
- Agit comme intermédiaire dans la vente de véhicules d'occasion
Pourquoi le registre de garage est-il obligatoire ?
Objectifs de la réglementation
- Traçabilité fiscale : Permettre à l'administration TVA de suivre les flux de véhicules
- Lutte contre la fraude : Prévenir les circuits de vente non déclarés
- Protection du consommateur : Garantir l'origine des véhicules vendus
- Contrôle des marges : Vérifier l'application correcte du régime de la marge TVA
Avantages pour le garagiste
- Gestion optimisée du parc véhicules
- Preuve légale en cas de litige
- Suivi commercial des entrées/sorties
- Historique complet pour chaque véhicule
Contenu obligatoire du registre de garage
Informations à l'entrée du véhicule
Champs obligatoires :
- Numéro d'ordre : Numérotation séquentielle annuelle (obligatoire)
- Date d'entrée : Date d'arrivée dans le garage (obligatoire)
- Plaque d'immatriculation : Ou numéro de châssis si pas de plaque (obligatoire)
- Numéro de châssis : VIN complet du véhicule (recommandé)
- N° TVA client : Obligatoire si client professionnel (conditionnel)
- Nom du client : Identité du propriétaire/vendeur (obligatoire)
Informations à la sortie du véhicule
Champs obligatoires :
- Date de sortie : Date de départ du véhicule (obligatoire)
- Référence facture : Numéro de la facture liée (obligatoire)
Codes d'opération officiels
Le registre doit indiquer le type d'opération :
- A - Achat (entrée dans le stock)
- D - Dépôt / consignation (dépôt-vente)
- V - Vente (sortie définitive)
- S - Sortie temporaire (contrôle technique, carrosserie, essai)
- R - Retour véhicule (après sortie temporaire)
- O - Autre opération (cas particuliers)
Délai légal pour la référence facture
Règle critique à respecter
La référence de facture doit être inscrite au registre au plus tard à la fin du mois suivant la date de sortie du véhicule.
Exemple pratique :
- Véhicule sorti le 15 mars 2025
- Référence facture à ajouter avant le 30 avril 2025
Calcul du délai
Délai maximum = Fin du mois suivant la date de sortie
Ce délai s'applique à toutes les sorties de véhicules, qu'il s'agisse de :
- Ventes définitives
- Réparations facturées
- Dépôts-ventes conclus
Sanctions en cas de non-conformité
Amendes prévues
Toutes les infractions sont passibles d'une amende de 1.500 € à 5.000 € :
- Registre non tenu : 1.500 € à 5.000 €
- Registre incomplet : 1.500 € à 5.000 €
- Délai facture dépassé : 1.500 € à 5.000 €
- Informations erronées : 1.500 € à 5.000 €
Conséquences supplémentaires
- Contrôle fiscal approfondi possible
- Remise en cause du régime de la marge TVA
- Redressement fiscal sur les ventes non tracées
- Perte de crédibilité auprès de l'administration
Conservation du registre
Durée de conservation
Le registre de garage doit être conservé pendant 7 ans minimum (durée légale de conservation des documents comptables en Belgique).
Format de conservation
- Format papier : Registre relié, pages numérotées
- Format électronique : Autorisé si garanties d'intégrité et d'authenticité
Archivage recommandé
- Sauvegarde annuelle sécurisée
- Conservation en lieu sûr
- Accès rapide en cas de contrôle
Karbill : votre registre de garage gratuit et conforme
Solution 100% gratuite
Chez Karbill, nous comprenons l'importance de la conformité légale pour les garagistes belges. C'est pourquoi nous proposons un module de registre de garage entièrement gratuit dans notre logiciel de gestion.
Fonctionnalités incluses
Gestion complète des entrées
- Numérotation automatique par année
- Tous les codes d'opération officiels (A, D, V, S, R, O)
- Sélection facile des véhicules et clients existants
- Remplissage automatique des informations véhicule
Suivi des délais légaux
- Calcul automatique de la date limite pour la référence facture
- Alertes visuelles pour les entrées en retard
- Notifications avant expiration du délai
- Tableau de bord avec statut de chaque entrée
Clôture simplifiée
- Ajout rapide de la référence facture
- Liaison automatique avec les factures Karbill
- Historique complet des modifications
Export et archivage
- Export PDF conforme pour les contrôles
- Export Excel/CSV pour vos archives
- Archivage annuel avec hash d'intégrité
- Conservation sécurisée dans le cloud
Avantages Karbill
Pourquoi choisir Karbill pour votre registre de garage ?
- Gratuit : Inclus dans tous les abonnements, y compris l'offre gratuite
- Automatisé : Calcul des délais et alertes automatiques
- Intégré : Liaison avec factures, clients et véhicules
- Conforme : Respecte toutes les exigences légales belges
- Sécurisé : Données hébergées en Europe, sauvegardées quotidiennement
Comment utiliser le registre de garage Karbill ?
Étape 1 : Créer une nouvelle entrée
- Accédez au menu Registre de garage
- Cliquez sur Nouvelle entrée
- Sélectionnez le code d'opération (A, D, V, S, R, O)
- Choisissez le véhicule (les infos se remplissent automatiquement)
- Sélectionnez le client
- Validez
Étape 2 : Clôturer une entrée
- Trouvez l'entrée dans la liste
- Cliquez sur Clôturer
- Indiquez la date de sortie
- Ajoutez la référence facture (maintenant ou plus tard)
- Validez
Étape 3 : Ajouter la référence facture
Si vous n'avez pas ajouté la référence à la clôture :
- Cliquez sur Ajouter réf. dans la ligne concernée
- Sélectionnez une facture existante ou saisissez manuellement
- Enregistrez
Étape 4 : Exporter pour archivage
- Cliquez sur Exporter
- Choisissez le format (PDF ou CSV)
- Sélectionnez la période
- Téléchargez
Bonnes pratiques pour votre registre
À faire
- Enregistrer immédiatement chaque entrée de véhicule
- Vérifier régulièrement les entrées en attente de facture
- Archiver annuellement votre registre
- Former vos équipes à l'utilisation du registre
À éviter
- Attendre la fin du mois pour saisir les entrées
- Oublier les sorties temporaires (CT, essais)
- Négliger le numéro TVA des clients professionnels
- Dépasser le délai pour la référence facture
FAQ : Questions fréquentes
Le registre papier est-il encore accepté ?
Oui, le registre papier reste légal. Cependant, le format électronique est désormais privilégié car il offre :
- Meilleure traçabilité
- Recherche facilitée
- Sauvegarde automatique
- Export rapide en cas de contrôle
Que faire si j'ai oublié d'enregistrer une entrée ?
Enregistrez-la dès que possible avec la date réelle d'entrée. Le registre électronique Karbill conserve l'horodatage de création, ce qui peut servir de preuve de bonne foi.
Les véhicules en réparation doivent-ils être enregistrés ?
Oui, tous les véhicules entrant dans votre garage pour prestation de service (réparation, entretien, contrôle) doivent être enregistrés avec le code approprié.
Comment gérer les véhicules en dépôt-vente ?
Utilisez le code D (Dépôt) à l'entrée. À la vente, clôturez avec la référence de la facture de vente. Si le propriétaire reprend son véhicule sans vente, utilisez le code R (Retour).
Conclusion
Le registre de garage TVA n'est pas une simple formalité administrative : c'est une obligation légale dont le non-respect peut coûter cher. Avec Karbill, vous disposez d'un outil gratuit, simple et conforme pour gérer votre registre en toute sérénité.
Ne prenez plus de risques avec les sanctions. Créez votre compte Karbill gratuit et bénéficiez immédiatement d'un registre de garage conforme à la législation belge.
Besoin d'aide ? Notre équipe support est disponible pour vous accompagner dans la mise en place de votre registre de garage numérique.