Compliance Peppol garage België : verplichtingen en sancties 2025
Peppol-compliance voor Belgische autogarages impliceert strikte verplichtingen met significante sancties bij niet-naleving.
Belgisch Peppol-regelgevingskader
Wettelijke basis en referentieteksten
Fundamentele teksten
- Richtlijn 2014/55/EU elektronische facturering
- KB van 16 februari 2020 Belgische omzetting
- FOD Financiën Circulaire 2024/C/23 toepassingsmodaliteiten
- Norm EN 16931 technische specificaties
Bevoegde autoriteiten
- FOD Financiën: controle en sancties
- FOD Economie: technische normalisatie
- Febiac: autosector coördinatie
- Traxio: garage beste praktijken
Exacte toepassingsgebied
Betreffende bedrijven
Verplichting voor:
- Alle B2B-facturerende bedrijven
- Minimumbedrag: €1 (geen drempel)
- Types: BVBA, NV, VZW, zelfstandigen
- Sectoren: allemaal zonder uitzondering
Specifieke vrijstellingen:
- Particulieren (B2C) alleen
- Micro-ondernemingen < €25.000 omzet (tijdelijk)
- Specifieke overheidssectoren
Toepassingskalender
Inwerkingtreding fasen:
2024: Grote bedrijven (>250 werknemers)
2025: KMO (50-250 werknemers)
2026: Kleine bedrijven (<50 werknemers)
Sancties: Onmiddellijk van toepassing
Gedetailleerde technische verplichtingen
UBL-factuurformaat
Verplichte specificaties
Vereiste versie:
- UBL 2.1 minimum
- Peppol BIS profiel Billing 3.0
- UTF-8 codering verplicht
- Schematron validatie conform
Garage typefactuurstructuur
Verplichte elementen:
<Invoice>
<CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</CustomizationID>
<ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</ProfileID>
<ID>GARAGE-2025-FAC-001234</ID>
<IssueDate>2025-02-20</IssueDate>
<InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode>
<!-- Verplichte garage- en klantgegevens -->
<AccountingSupplierParty>
<Party>
<EndpointID schemeID="0208">BE0123456789</EndpointID>
<!-- Volledige garageinformatie -->
</Party>
</AccountingSupplierParty>
<!-- Gedetailleerde factureringslijnen -->
</Invoice>
Belgische specifieke wettelijke vermeldingen
Verplichte garagegegevens:
- Volledig KBO-nummer
- BTW-nummer indien onderworpen
- Volledig vestigingsadres
- Inschrijvingstribunaal
- Contact email/telefoon
B2B-klantgegevens:
- KBO-nummer of EU-equivalent
- Volledig facturatieadres
- Bestellingsreferentie indien van toepassing
Transmissie via Peppol-netwerk
Gecertificeerde toegangspunten
Access Point keuze:
- OpenPeppol-certificering verplicht
- Minimum 99.5% beschikbaarheid SLA
- 24/7 technische ondersteuning
- Native GDPR-compliance
Erkende Belgische providers:
- Unimaze (BE-UNI-001)
- Zoomit (BE-ZOO-002)
- Crossinx (NL-CRO-003)
- TIE Kinetix (NL-TIE-004)
Verplichte Peppol-identificatoren
Participant ID (PID):
- Formaat:
0208:BE[KBO-nummer] - Voorbeeld:
0208:BE0123456789 - Registratie: Peppol Directory
- Validatie: connectiviteitstest vereist
Archivering en bewaring
Wettelijke bewaartermijn
Archiveringsverplichtingen:
- Originele UBL-facturen: 7 jaar
- Ontvangstbevestigingen: 7 jaar
- Transmissielogs: 3 jaar
- Handtekeningcertificaten: geldigheidsduur + 7 jaar
Drager en formaat
Technische beperkingen:
- Formaat: origineel UBL ongewijzigd
- Handtekening: integraal bewaard
- Leesbaarheid: lange termijn gegarandeerd
- Toegang: 24u bij controle
FOD Financiën controles en verificaties
Typen uitgevoerde controles
Geautomatiseerde controles
Continue monitoring:
- Real-time UBL-formaatcompliance
- Elektronische handtekeningvalidatie
- Peppol-identificatorsverificatie
- Transmissieanomaliedetectie
Automatische alarmen:
Niet-compliance gedetecteerd → Garage notificatie → 15 dagen correctie
Gebrek correctie → Administratieve sanctieprocedure
Ter plaatse controles
Inspectietriggers:
- Klant/leverancier meldingen
- Monitoring gedetecteerde anomalieën
- Klassieke fiscale controle
- Willekeurige sectorsteekproef
Geverifieerde elementen:
- Peppol-systeemconfiguratie
- Intern factureringsproces
- Teamtraining
- Archiveringsdocumentatie
Concrete case: Garage controle Namen
Triggers:
- B2B-klant meldt niet-ontvangst facturen
- Verificatie toont gebrekkige transmissie
- 40% B2B-facturen niet-conform
Inspecteur vaststellingen:
- Slecht geconfigureerd Access Point
- Onvoldoende teamtraining
- Inadequaat validatieproces
- Corrupt UBL-archief
Toegepaste sancties:
- €5.000 compliance gebrek
- €1.250 × 67 niet-conforme facturen
- €83.750 totaal + rente
- 30 dagen ingebrekestelling
Gedetailleerd controleproces
Voorbereidende fase
Controle notificatie:
- Termijn: minimum 15 dagen
- Perimeter: periode en documenttypes
- Documenten: te verstrekken stukkenlijst
- Modaliteiten: ter plaatse of gedematerialiseerd
Onderzoeksfase
Technische verificaties:
- Test Peppol-connectiviteit
- Validatie UBL-factuursteekproef
- Controle elektronische handtekeningen
- Audit transmissielogs
Organisatorische verificaties:
- Gedocumenteerde interne procedures
- Gecertificeerde personeelopleiding
- Beschikbare technische ondersteuning
- Bedrijfscontinuïteitsplan
Contradictoire fase
Verdedigingsrecht:
- Notificatie voorlopige vaststellingen
- Antwoordtermijn: 30 dagen
- Verhoor indien aangevraagd
- Contradictoire expertise mogelijk
Van toepassing zijnde sancties en boetes
Sanctieschaal 2025
Technische inbreuken
Formaatcompliance gebrek:
- 1e inbreuk: €500-1.250/document
- Recidive: €1.250-2.500/document
- Verzwaarde recidive: €2.500-5.000/document
Peppol-transmissie gebrek:
- Vertraging 30 dagen: €250/document/week
- Vertraging >30 dagen: €500/document/week
- Geen transmissie: €1.250-2.500/document
Organisatorische inbreuken
Archivering gebrek:
- Onvolledige archieven: €2.500-5.000
- Niet-conform formaat: €1.250-2.500
- Onbeschikbaarheid: €500/dag
Controle obstructie:
- Weigering documenttoegang: €5.000-10.000
- Missie belemmering: €2.500-5.000
- Valse verklaringen: €10.000-25.000
Boeteberekening
Verzwarende factoren
Van toepassing zijnde verhogingen:
- Recidive binnen 3 jaar: +50%
- Bewezen kwade trouw: +100%
- Klantenschade: +25%
- Belangrijk volume: +25%
Verzachtende factoren
Mogelijke reducties:
- Eerste inbreuk: -25%
- Spontane correctie: -50%
- Controle medewerking: -25%
- Compliance investering: -25%
Sanctieprocedure
Administratieve fase
Voorafgaande notificatie:
Vaststelling → Ingebrekestelling (15d) → Gebrek → Sanctie
Beroepsmogelijkheid in elke fase
Beroepswegen:
- Administratief beroep FOD Financiën
- Rechtbank geschilberoep
- Urgent opheffingsverzoek
Boete-inning
Uitvoeringsmodaliteiten:
- Betalingstermijn: 30 dagen
- Vertragingsrente: 7% per jaar
- Administratieve beslaglegging mogelijk
- Hypothecaire inschrijving
Compliance beste praktijken
Optimale interne organisatie
Peppol-projectgovernance
Rollen en verantwoordelijkheden:
- Sponsor: garagedirecteur
- Projectleider: administratief verantwoordelijke
- Technische referent: informaticus/dienstverlener
- Gebruikers: factureringsteam
Gedocumenteerde procedures
Verplichte documenten:
- Peppol-factureringsprocedure
- Interne kwaliteitscontroles
- Incident/afwijzingsbeheer
- Continue trainingsplan
Interne kwaliteitscontroles
Validatie voor verzending
Systematische checklist:
□ UBL-formaat Schematron gevalideerd
□ Volledige klantgegevens
□ Correcte BTW-berekeningen
□ Aanwezige bestellingsreferenties
□ Actieve elektronische handtekening
□ Transmissietest OK
Post-verzending monitoring
Verplichte opvolging:
- Ontvangstbevestigingen binnen 24u
- Afwijzingen onmiddellijk behandeld
- Automatische herinneringen
- Maandelijkse kwaliteitsrapportage
Teamtraining
Initieel trainingsprogramma
Essentiële modules:
- Peppol België-regelgeving (4u)
- Technische tools manipulatie (6u)
- Interne procedures (4u)
- Incidentbeheer (2u)
Continue training
Competentie-updates:
- Driemaandelijkse regelgevingswaakzaamheid
- Halfjaarlijkse praktijktests
- Beste praktijken uitwisselingen
- Jaarlijkse certificering
Leveranciersrelaties
Access Point selectie
Keuze criteria:
- Actuele OpenPeppol-certificeringen
- Strikte contractuele SLA's
- Meertalige FR/NL ondersteuning
- Garagesoftware-integratie
- Transparante tariefstelling
Contractbeheer
Essentiële clausules:
- Minimum 99.9% beschikbaarheid
- Gegarandeerde 24/7 ondersteuning
- Inbegrepen updates
- Gefaciliteerde migratie
- Duidelijke sanctieverantwoordelijkheid
Voorbereiding evoluties 2025-2027
Aangekondigde nieuwe verplichtingen
Perimeter uitbreiding
Volgende stappen:
- 2025: e-Ordering verplicht overheden
- 2026: gegeneraliseerde e-Delivery Note
- 2027: genormaliseerde elektronische catalogus
Sanctieverscherping
Voorspelde evoluties:
- Verdubbeling basisboetes
- Recidive: drempel verlaagd 2→1 jaar
- Activiteitsopschorting mogelijk
- Publicatie ernstige sancties
Anticipatiestrategieën
Georganiseerde regelgevingswaakzaamheid
Officiële bronnen:
- FOD Financiën: circulaires
- OpenPeppol: specificaties
- Febiac: sectorcommunicaties
- Traxio: beste praktijken
Preventieve investeringen
Technologische roadmap:
- Evolutief platform
- Open API's
- Geanticipeerde training
- Toekomstige omgevingen tests
Conclusie
Peppol-compliance voor Belgische autogarages vereist:
Regelgevingswaakzaamheid:
- Strikte en gesanctioneerde verplichtingen
- Frequente regelgevingsevoluties
- Versterkte FOD Financiën controles
Rigoureuze organisatie:
- Gedocumenteerde en gevolgde procedures
- Diepgaande teamtraining
- Systematische kwaliteitscontroles
- Betrouwbare technische partners
Duurzame investering:
- Evolutieve technologieën
- Onderhouden competenties
- Continue waakzaamheid
- Verandering anticipatie
Een proactieve en methodische aanpak garandeert duurzame compliance en vermijdt kostbare sancties.