Facturering garagist België : complete gids 2025
De facturering garagist in België wordt omkaderd door specifieke regelgeving die voortdurend evolueert. Deze complete gids 2025 helpt u alle wettelijke verplichtingen te beheersen en uw factureringsproces te optimaliseren.
Regelgeving facturering garagist 2025
Verplichtingen verplichte facturering
Als garagist in België moet u verplicht een factuur afgeven zodra het bedrag meer dan 25€ bedraagt. Deze factuur moet opgesteld worden in twee exemplaren: het origineel voor de klant en een kopie voor uw archieven.
Verplichte vermeldingen op facturen
Elke garagefactuur moet bevatten:
- Volledige coördinaten van de garage (benaming, adres)
- Ondernemingsnummer en BTW-nummer
- Uitgiftedatum en uniek volgnummer
- Identificatie van de klant (naam, adres, BTW-nr. indien BTW-plichtig)
- Gedetailleerde beschrijving van prestaties en onderdelen
- Bedrag excl. BTW, BTW-tarief van toepassing en BTW-bedrag
- Totaalbedrag incl. BTW
- Betalingsvoorwaarden en vervaldatum
BTW auto: specifieke regels garagisten
BTW-tarief van toepassing
Het standaard BTW-tarief van 21% is van toepassing op:
- Herstellingen en auto-onderhoud
- Verkoop van nieuwe reserveonderdelen
- Carrosseriediensten
Margeregeling
Voor tweedehands voertuigen gekocht van particulieren, kunt u de margeregeling toepassen. In dit geval moet de factuur vermelden: "Levering onderworpen aan de bijzondere regeling van belastingheffing over de marge: BTW niet aftrekbaar"
Aftrekbare BTW voor professionele klanten
De BTW-aftrekbaarheid op voertuigen is geplafonneerd op 50% maximum, zelfs voor puur professioneel gebruik. Deze regel geldt voor personenauto's en gemengde voertuigen.
Elektronische B2B facturering: nieuwe verplichting 2026
Verplichte deadline
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische B2B facturering verplicht in België voor alle BTW-plichtigen.
Impact voor garagisten
Deze regelgeving betreft:
- Alle facturen tussen professionals
- Garages die verkopen aan andere bedrijven
- Integratie met boekhoudkundige systemen van klanten
Aanbevolen voorbereiding
Anticipeer vanaf 2025:
- Migratie naar een compatibel systeem
- Opleiding van uw teams
- Testen met uw professionele klanten
Geoptimaliseerd beheer van garagefacturering
Efficiënt factureringsproces
- Gedetailleerde offerte voor interventie
- Werkbon ondertekend door klant
- Onmiddellijke facturering na prestatie
- Elektronische verzending met ontvangstbevestiging
- Geautomatiseerde herinneringen bij vertraging
Aanbevolen factureringstools
Professionele garagist factureringssoftware moet bieden:
- Gespecialiseerde interface auto
- Geïntegreerde onderdelendatabase
- Automatische BTW-berekening (standaard/marge)
- Professionele PDF-editie
- Conforme elektronische archivering
- Belgische boekhoudkundige integratie
Types facturen in autogarage
1. Herstelfactuur
- Arbeidsloon (tijd x uurtarief)
- Gebruikte reserveonderdelen
- Verbruiksartikelen en vloeistoffen
- BTW 21% op het geheel
2. Voertuigverkoopfactuur
- Nieuw voertuig: BTW 21%
- Tweedehands voertuig: BTW 21% of margeregeling
- Garanties en bijkomende diensten
3. Pro forma factuur
- Offerte omgezet in factuur
- Aanbetaling of volledige betaling
- Omzetting naar definitieve factuur
4. Creditnota
- Retouren van goederen
- Correcties van fouten
- Commerciële gebaren
Opvolging en inning van vorderingen
Wettelijke betalingstermijnen
- Professionals: maximum 60 dagen
- Particulieren: volgens akkoord (gewoonlijk 30 dagen)
- Aanbetalingen aanbevolen voor grote werken
Inningsprocedure
- Minnelijke herinnering (email/brief)
- Ingebrekestelling aangetekend
- Gerechtelijke inning indien nodig
- Wettelijke vertragrente van toepassing
Archivering en bewaring
Bewaartermijn
Facturen moeten minimum 10 jaar bewaard worden, periode beginnend op 1 januari volgend op uitgifte.
Toegelaten dragers
- Elektronisch formaat wettelijk erkend
- Beveiligde cloud-archivering aanbevolen
- Meerdere back-ups verplicht
- Toegankelijkheid voor fiscale controles
Controles en sancties
Risico's van non-conformiteit
- Fiscale boetes tot 1250€ per inbreuk
- BTW-regularisaties met verhogingen
- Strafrechtelijke sancties bij recidive
Preventieve goede praktijken
- Doorlopende opleiding van teams
- Regelmatige interne audit
- Permanente regelgevingsupdate
- Gespecialiseerd boekhoudkundig advies
Prestatie-indicatoren facturering
Essentiële KPI's om op te volgen
- Gemiddelde betalingstermijn: doelstelling < 30 dagen
- Onbetaaldenpercentage: doel < 2%
- Factureringstijd: continue optimalisatie
- Klanttevredenheid facturering
Continue optimalisatie
- Maximale automatisering
- Volledige dematerialisatie
- Integratie bedrijfssystemen
- Real-time rapportering
Sectorspecificiteiten
Erkende garagisten
- Versterkte verplichtingen constructeurs
- Specifieke garantiefacturering
- Traceerbaarheid originele onderdelen
- Continue technische opleiding
Onafhankelijke garages
- Vrijheid keuze leveranciers
- Aangepaste onderdelen toegelaten
- Flexibele tariefstelling
- Gepersonaliseerde service
Veelgestelde vragen garagist facturering
V: Kan ik offertes factureren? A: Gratis offertes zijn aanbevolen. Factureer alleen bij grondige technische studie.
V: Hoe BTW beheren op geïmporteerde voertuigen? A: BTW verplicht bij import + specifieke aangifte volgens oorsprong.
V: Welke termijn om factuur uit te geven? A: Onmiddellijk na prestatie of binnen maximum 15 dagen.
Regelgevingsevoluties om te bewaken
2025 - Verplichte voorbereiding
- Testen elektronische facturering
- Teamopleiding
- Systemen upgraden
2026 - Verplichte toepassing
- Elektronische B2B facturering
- Nieuwe mogelijke sancties
- Versterkte controles
Conclusie
De facturering garagist in België vereist perfecte beheersing van wettelijke verplichtingen en rigoureuze organisatie. De evolutie naar verplichte elektronische facturering in 2026 legt een modernisering van tools en processen op vanaf nu.
Investeren in een professioneel factureringssysteem aangepast aan automotieve specificiteiten garandeert u:
- Totale regelgevingsconformiteit
- Optimalisatie van uw cashflow
- Versterkte klanttevredenheid
- Voorbereiding op toekomstige evoluties
De digitalisering van uw facturering is geen optie meer maar een noodzaak om competitief en conform te blijven op de Belgische automarkt.